Primero, el equipo técnico de medición e impacto de Agora se reunió para establecer una arquitectura inicial que contemplara los productos potenciales, los comportamientos de las empresarias desde la inscripción hasta la participación en los programas, los instrumentos de recolección de datos, las variables e indicadores requeridos por aliados, el equipo C-level y el equipo ejecutor. La premisa de diseño fue: "Encontrar un sistema que nos permitiera controlar los programas pero ser flexibles para entender que podrían cambiar". Se delinearon las necesidades para desarrollar un sistema consolidado de gestión de datos que no solo operara a corto plazo, sino que también permitiera a Agora manejar sus datos de manera eficiente, incluyendo la integración de datos históricos de otros programas.

Luego, se mapearon los puntos de contacto y recolección de datos con las empresarias para los distintos productos de Juntas Contamos, mediante un journey map de medición, asignándoles nombres alfabéticos como A-Proceso de convocatoria, B-Proceso de selección y seguimiento parcial, C-Diagnóstico y D-Línea base. Para cada uno, se definieron procesos, reglas de operación, indicadores y variables de control y monitoreo.

Para integrar diferentes instrumentos de recolección de datos de múltiples productos, se crearon plantillas que permitían la descarga de datos en su formato original, seguido de una unificación semiautomática en hojas de Google Sheets. Este proceso implicó una construcción artesanal de la base de datos mediante la interconexión de hojas para obtener resultados de procesos anteriores para los distintos productos que se ofrecen.

Se establecieron espacios de co-creación con diversos equipos de la organización, incluyendo operativos, comunicaciones y TI, para incorporar todas las perspectivas y necesidades del diseño del sistema robusto. Esto aseguró que el sistema no solo satisficiera a stakeholders externos y al equipo de liderazgo, sino también a quienes ejecutan los procesos diariamente y utilizan las hojas de gestión y los resultados de los indicadores.

Como resultado, para los procesos de convocatoria, selección e inscripción se implementó un sistema de gestión de datos con tres módulos distintos y más de 40 hojas de Google Sheets interconectadas, que actualmente gestionan todos los productos del proyecto Juntas Contamos:

Módulo de entrada de datos: Incluye validaciones a lo largo de los instrumentos de recolección para mitigar entradas incorrectas, mejoras en la experiencia del usuario mediante preguntas y funcionalidades avanzadas en los formularios (Alchemer), categorización de productos y estandarización de instrumentos y preguntas por tipo de producto y fase.
Módulo de procesamiento de datos de selección e inscripción: Automatiza el cálculo de filtros para diferentes productos, ofrece seguimiento semiautomatizado para aplicaciones parciales a través de chatbots y Treble, tiene plantillas para consolidar datos entre productos y programas (Google Sheets), y se alinea con el control del desempeño del participante que se hace después a través de Salesforce.
Módulo de visualización de datos: Utiliza Tableau y Looker Studio para mostrar los principales indicadores de desempeño de Juntas Contamos para Agora y sus aliados. En particular cuenta con paneles de convocatoria, filtros de aplicación y aliados.

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